如何有效遙距管理員工表現?

Posted in 香港人力資源 | by Vivien Choy on 31 八月 2020

Last updated on 1 九月 2020

新冠肺炎疫情爆發,轉眼間令許多公司必須實施遙距工作。不論大家是否有為突如其來的轉變作準備,都需要迎難而上。Google 最近宣布延長在家工作安排至2021年6月底,早前 TwitterSquare 更宣布執行無限期遙距工作安排,不少公司亦相繼考慮效仿。過去於辦公室共事的日子,經理一向能夠當面了解員工表現,在遙距工作模式下,管理模式則必須作出相應的改變。故此機構應適當地裝備員工,與團隊保持有效溝通,協助他們駕馭遙距工作帶來的轉變。

 

當遙距工作成為新常態,企業如何有效管理分散員工的工作表現?

 

 

一、透過定期工作分享與員工交流

 

當前景不再明朗穩定,與員工定期溝通變得尤其重要。以前上班在辦公室與同事、經理相處,如今工作上的互動均在網上進行,員工難免較易感到孤立無助,提供穩定可靠的通訊途徑則能協助與團隊保持緊密聯繫,有效解決員工的顧慮。

 

企業可考慮採用幾種與員工遙距交流的做法。其中一個建議是由上司安排每日15分鐘的部門和跨部門scrum會議,讓團隊分享工作狀況,使每位員工都能掌握公司脈搏,並想清楚當天要辦理的事項,提高效率。Scrum會議通常圍繞以下幾個問題:

 

  • 你昨天做了甚麼?
  • 你打算今天做甚麼?
  • 你遇到甚麼困難?
  • 有特別的事項可向團隊分享?

 

除了日常的scrum會議,經理亦應透過定期的單對單會談,確保在這段期間能持續關切並了解員工面對的困難,提供所需的意見或引導,以便盡快解決問題,好讓他們對工作更有預算,因而準確地評估員工工作表現。

 

成功的遙距工作政策講求信任,而建立信任的關鍵就是與員工維持定期的雙向溝通。

 

 

二、運用時間追蹤及協作工具

 

遙距工作衍生的挑戰之一,是看不見你的工作團隊,因此時間追蹤及協調工具至關重要。部份員工未必習慣遙距工作,引入妥善系統和合適工具除了有助提高員工生產力,管理層更可信任員工對其工作負責,無須擔心系統被濫用。

 

JustLogin 於全球相繼實施居家令之前,已經實行遙距工作。基於公司運作需要,我們一向選用 Hubstaff 員工監察軟件等工具,管理遠在菲律賓、馬來西亞和緬甸的團隊。此軟件內附追蹤功能,會在員工工作時隨機截取螢幕畫面,確保員工好好利用固定工作時間,有效保持工作進度和提高自律性。除此之外,無論團隊身在何處,都可以透過流動裝置登入報到,上司亦能輕易查看時間追蹤紀錄,甚至一鍵獲取詳細報告,得知每位員工所做的工作及其表現。

 

對大部分經理而言,遙距工作無疑為追蹤員工工作狀態帶來挑戰。JustLogin 應用程式 JustClock 正是要解決這個問題。你可獲悉員工的實時資訊,並以地圖紀錄查閱位置概覽。只需於手機安裝流動應用程式,員工可隨時隨地利用人工智能(AI)面部識別功能打卡。程式內的地理圍欄功能可以劃出工作範圍虛擬邊界,加強員工打卡透明度,必要時作即時跟進,促進上司與下屬之間的信任。

 

 

三、以明確的目標及時間表作為指引

 

正所謂「What gets measured gets done」,要有可被測量和評核的目標或指標,才有效果或成功的可能性。根據2015年由 Asmus、Karl、Mohnen 及 Reinhart 發表的一項研究,訂立明確目標可將員工表現提升 12 至 15%。當員工清楚明白公司的目標、策劃、期望和時間表,他們便可擬定相應計劃,清晰的里程碑及調配所需的資源以提升表現。

 

作為領袖訂立清晰目標時,對象除了自己,亦須包括旗下的團隊,以確保每位員工都積極工作,朝同一方向進發。管理層可採用 SMART 原則,當中包含明確具體(Specific)、可以量化(Measurable)、可以達成(Attainable)、相關一致(Relevant)及設有時限(Timely)。此原則有助為員工定下實現可行的基準,推動公司發展,邁向成功。

 

要確保目標有效,需要配合有意義、定期及有系統的表現評估。因此企業可考慮以表現管理工具釐定可行的目標,領導團隊朝一致方向發展,賦予責任。

 

為協助公司締造目標為本、效能高超的工作文化,Synergita 的 SMART 目標管理系統能監察目標的進度是處於超前、滯後還是正常狀態。員工可從 Synergita 流動應用程式直接更新其目標,查看團隊進度,令他們保持投入,專注於工作目標。上司亦可因應設定好的目標,分享對員工表現及工作進展的意見。

 

 

疫情帶來逆境,亦帶來契機,企業應把握時機采納全新方式培養團隊的能力。面對未來遙距工作的新常態,企業應保持靈活應對的心態,嘗試運用科技來加強溝通合作,面對挑戰。有系統的工作流程無疑讓僱主更有效地管理員工,但更重要的,是能夠為互信的工作文化奠定基礎。

 

 

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